Hinweisgeberschutzsystem

Häufig gestellte Fragen zum Meldeystem

Was ist ein M e I d e s y s t e m und wie funktioniert das?
Ein Meldesystem ist ein sicherer digitaler Kanal für das vertrauliche Melden von Gesetzesverstößen. Hierüber können Vorfälle vertraulich, online oder per Telefon gemeldet werden. Das Meldesystem ist unabhängig von der IT des Unternehmens. Die Daten befinden sich gesichert auf den Servern des externen Dienstleisters. Nur diejenigen, die zum Zugriff auf das System berechtigt sind, z.B. der von der Organisation beauftragte Dienstleister, hat Zugang zu den Informationen. Niemand sonst!

Wie kann ich Gesetzesverstöße melden?

Mit dem Meldesystem können Mitarbeitende und Externe (wie bspw. Kunden) Gesetzesverstöße vertraulich und anonym melden. Meldende Personen können sich über den Link auf der Unternehmenswebseite einloggen und die eigene Meldung abgeben. Zusätzlich können Fotos oder Dateien hochgeladen werden.

Wie kann ich Rückmeldungen vom Unternehmen lesen?

Das System funktioniert wie ein von zwei Seiten zugängliches Schließfach. Meidende Personen vergeben nach dem Absenden einer Meldung eine PIN und erhalten daraufhin einen Zahlen-Code. Beides müssen sie merken (aufschreiben) um sich damit später wieder in das Schließfach einloggen zu können. Berechtigte Empfänger der Meldung (bspw. der von der Organisation beauftragte Dienstleister) hat so die Möglichkeit, Rückfragen zu stellen. Um leichter über den Verlauf der Meldungsbearbeitung auf dem laufenden gehalten zu werden, muss vor dem Absenden einer Meldung eine E-Mail­Adresse angegeben werden. Über die Mailadresse werden Sie bspw. vom System an für Sie hinterlegte Chat-Nachrichten erinnert. Die hier angegebene Mailadresse ist nur für die zuständigen Bearbeiter sichtbar. 

Das Schließfach ist für meldende Personen nur mit PIN und Code wieder zugänglich - diese sind daher gut aufzubewahren, da diese nur einmalig vergeben werden.

Wer darf Meldungen abgeben?

Meldeberechtigt sind Beschäftigte, Dienstleistende und sonstige Geschäftspartner, Kunden und Lieferanten. Zu den Beschäftigten zählen auch ehemalige Beschäftigte, Zeitarbeitende, sowie sich bewerbende Personen. Potenzielle oder ehemalige Geschäftspartner, die nicht Dienstleistende sind, sind ebenfalls berechtigt.

Weiche Vorfälle soll ich melden? Was darf ich melden?

Zu melden sind Vorfälle, die gegen anwendbare Gesetze oder interne Regeln verstoßen. Es können Hinweise auf die folgenden Verstöße online abgegeben werden:

• Korruption oder Bestechung
• Diebstahl, Unterschlagung oder Betrug
• Geldwäsche oder illegale Zahlungen
• Mobbing, Belästigung oder Verstoß gegen das allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG)
• Wettbewerbs- oder Kartellrecht
• Umweltvorschriften
• Rechnungslegungs- oder Buchführungsvorschriften
• Arbeits- und Gesundheitsvorschriften ·
• Datenschutzvorschriften oder IT-Sicherheitsrichtlinien
• Sonstige straf- oder bußgeldbewehrte Verstöße

Was passiert, wenn sich der Inhalt der Meldung nachträglich als Falsch herausstellt?

Wichtig ist, dass Sie zum Zeitpunkt der Meldung glauben oder annehmen müssen, dass der Inhalt wahr ist und dass Sie die Meldung ohne missbräuchliche Absicht abgeben. Es kann deshalb sein, dass die Untersuchung später ergibt, dass kein Verstoß vorliegt. In diesem Fall haben Sie keine negativen Konsequenzen zu befürchten.

Wie kann ich einen Hinweis abgeben?

Klicken Sie auf der Startseite auf "Meldung abgeben" und folgen Sie den Anweisungen.

Welche anderen Möglichkeiten habe ich, um eine Meldung abzugeben?
Alternativ können Sie auch die Meldung telefonisch, postalisch oder persönlich abgeben.

Telefonisch:
Mo. - Fr.: 09:00 -14:00 Uhr (außer an gesetzl. Feiertagen in Rheinland-Pfalz)
Tel: +49 6344 503949-9

Postalisch & persönlich:
Kompetenzteam Thomas, lnh. Katrin Thomas
- Meldestelle Hinweisgeber Moritz-Walther-Weg 1,
67365 Schwegenheim

Wann kann ich Meldungen abgeben?

Online: Jederzeit
Telefonisch: Mo. - Fr.: 09:00 - 14:00 Uhr (außer an gesetzl. Feiertagen in Rheinland-Pfalz)
Persönlich: Mo. - Fr.: 09:00 - 14:00 Uhr (außer an gesetzl. Feiertagen in Rheinland-Pfalz)

Bin ich wirklich anonym?

Das Meldesystem ermöglicht, Vorfälle vertraulich, anonym für das Unternehmen, online oder per Telefon zu melden. Das Meldesystem ist unabhängig von der IT des betroffenen Unternehmens. Es ist daher für das Unternehmen unmöglich, zurückzuverfolgen, wer
der oder die meldende Person ist.

Was passiert nach Abgabe meiner Meldung?

Das Hinweisgeberschutzgesetz verpflichtet den Meidenden über ergriffene oder
geplante Schritte zu informieren. Für die Untersuchung des Falls und die anschließende Information der meldenden Person muss eine Frist von 3 Monaten eingehalten werden.

Wer kann meine Meldung sehen?

Meldungen werden nur von dem durch den vom Unternehmen beauftragten Dienstleister gesehen und bearbeitet.

Wie erhalte ich Informationen über den weiteren Verlauf und das Ergebnis?

Alle Meldungen werden durch die vom Unternehmen beauftragten Dienstleister bearbeitet. Dieser entscheidet über das weitere Vorgehen und meldet sich über das Meldesystem, falls Rückfragen bestehen oder zusätzliche Informationen benötigt werden. Sie erhalten eine E-Mail, dass es eine neue Nachricht gibt. Melden Sie sich bitte zum Abrufen der Nachricht erneut mit Ihrem 16-stelligen Code und PIN im Meldesystem an.
Sie bekommen innerhalb von 7 Tagen eine Rückmeldung mit der Bestätigung über den Eingang der Meldung.

Was passiert, wenn ich den Zugangscode und/oder meine PIN verliere?

Bei Verlust des Zugangscodes oder der PIN, lassen sich diese Faktoren nicht zurücksetzen oder reproduzieren. Zur erneuten Anmeldung im Meldesystem besteht nur die Möglichkeit eine neue Meldung zu erstellen, in dem man sich auf die bereits eingereichte Meldung bezieht.

Welche Dateiformte kann das System hochladen?

Folgende Dateiformate zum Upload sind zulässig: .pdf, .jpg, .jpeg, .bmp, .png, .doc, .docx, .xls, .xlsx

Können hochgeladene Dateien gelöscht werden?

Nein, hochgeladene Dokumente und Dateien können nicht gelöscht werden.

Mit welchen Geräten kann ich Meldungen abgeben?

Das Meldesystem ist von jedem internetfähigen Eingabegerät (Handy, Tablet, Laptop, Desktop, usw.) erreichbar.

An welche Stellen kann ich mich sonst noch wenden?

Bitte beachten Sie: Ihnen stehen grundsätzlich auch die externen Hinweisgeberstellen des Bundesamtes für Justiz (BfJ), des Bundeskartellamtes (BKartA) und der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) gleichwertig zu unserer internen Meldestelle zur Verfügung.

An wen kann ich mich bei technischen und System Fragen melden?

Gerne stehen wir bei Rückfragen zur Technik und zum System zur Verfügung. Wir sind erreichbar unter
kontakt@kt-thomas.de

Hinweisgebersystem für Fehlverhalten und Verstöße

Gesetze und Regeln einzuhalten ist uns sehr wichtig. Nur wenn wir Gesetze und Regelungen einhalten, können wir Schaden von unserem Unternehmen, unseren Beschäftigten und Geschäftspartnern abwenden. Das Hinweisgebersystem der Personal1 Personalservice GmbH gibt Ihnen die Möglichkeit, uns unkompliziert vollständig anonymisiert über Fehlverhalten oder Verstöße zu informieren und somit zu deren Aufdeckung beizutragen.

Das Meldesystem darf nicht für falsche Anschuldigungen verwendet werden und die Meldung wissentlich falscher Informationen ist verboten. Alle Meldungen sind streng vertraulich.

Über das elektronische Hinweisgebersystem können Hinweise auf die folgenden Verstöße online abgegeben werden:

• Korruption oder Bestechung
• Diebstahl, Unterschlagung oder Betrug
• Geldwäsche oder illegale Zahlungen
• Mobbing, Belästigung oder Verstoß gegen das allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG)
• Wettbewerbs- oder Kartellrecht
• Umweltvorschriften
• Rechnungslegungs- oder Buchführungsvorschriften
• Arbeits- und Gesundheitsvorschriften
• Datenschutzvorschriften oder IT-Sicherheitsrichtlinien
• Sonstige straf- oder bußgeldbewehrte Verstöße

Öffnen Sie unser Hinweisgebersystem über folgenden Link: https://personal-1-personalservice-gmbh.hinweisgeberschutzsystem.de/

Wählen Sie anschließend den Button "Meldung abgeben" aus und schildern Sie Ihr Anliegen.

Bevor Sie die Meldung abgeben, erhalten Sie noch einmal einen Sicherheitshinweis und die Hinweise zum Datenschutz. Im nächsten Schritt richten Sie für alle Rückfragen oder Neuigkeiten zu Ihrer Meldung ein sicheres Postfach ein. Im Anschluss daran bekommen Sie eine Fall-lD. Mit dieser Fall-lD und Ihrem selbstgewählten, individuellen Passwort können Sie jederzeit auf Ihr sicheres Postfach und Ihre Meldung zugreifen. So bleiben alle Ihre Daten und die gesamte Kommunikation zu jeder Zeit für die Personal1 Personalservice GmbH anonym, sicher und geschützt.

Bitte beachten Sie, dass unser Hinweisgebersystem nicht für Beschwerden, oder Rückfragen gedacht ist.

Das Hinweisgebersystem der Personal1 Personalservice GmbH wird auf sicheren externen Servern der DPMS- Data Protection Management System in Deutschland gehastet. Dieses System ist nicht Teil der Webseite oder des Intranets der Personal1 Personalservice GmbH.
Bitte beachten Sie: Ihnen stehen grundsätzlich auch die externen Hinweisgeberstellen des Bundesamtes für Justiz (Bf J), des Bundeskartellamtes (BKartA) und der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) gleichwertig zu unserer internen Meldestelle zur Verfügung.